FIRMA GRAFOMETRICA

1. Informazioni Generali

Nel corso del 2015, lo studio Fontanin Dott.ssa Monica ha introdotto un’innovativa soluzione informatica che consente ai pazienti di sottoscrivere elettronicamente documentazione normativa, clinica, contabile e contrattuale. Tale soluzione, di seguito denominata “firma grafometrica”, si inquadra nel più ampio progetto di dematerializzazione dei processi contabili e gestionali con la progressiva sostituzione della documentazione cartacea con la documentazione digitale.

In sintesi, il servizio di firma grafometrica si basa sull’utilizzo all’interno dello studio medico di una tecnologia che permette di sottoscrivere la documentazione direttamente attraverso un tablet (tavoletta digitale) con una particolare tipologia di firma elettronica, riducendo o eliminando la necessità di stampare ricevute cartacee da conservare e/o consegnare ai pazienti.

Il presente documento, contenente le informazioni relative alle caratteristiche del Servizio di firma elettronica avanzata ed alle tecnologie su cui questo si basa, è pubblicato nella home page sui siti internet dello studio Fontanin Dott.ssa Monica come richiesto dalla normativa, risultando in tal modo sempre disponibile per i Clienti ed il pubblico  in generale. Per ogni ulteriore informazione, è possibile inoltre fare riferimento allo studio medico per riceverne copia.

La firma grafometrica

Si ottiene dalla registrazione della caratteristiche dinamiche (ritmo, pressione, coordinate, ecc.) della firma che il paziente appone di suo pugno tramite una penna elettronica ed un tablet di firma. La soluzione di firma grafometrica adottata dallo studio Fontanin Dott.ssa Monica è riconducibile alla tipologia di firma elettronica avanzata, come da Decr. Pres. Cons. Min. del 22-02-2013 “regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali” pubblicato nella GU n. 117 del 21-05-2013 e garantisce quindi (cfr. DPCM 22-02-2013, art. 56, comma 1):

1. l’identificazione del firmatario del documento
2. la connessione univoca della firma al firmatario
3. il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma medesima
4. la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma
5. la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto
6. l’individuazione del soggetto di cui all’articolo 55, comma 2, lettera a) delle regole tecniche
7. l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati
8. la connessione univoca della firma al documento sottoscritto.

I documenti che il Paziente sottoscrive con la firma grafometrica sono documenti informatici che:

• sul piano tecnico soddisfano i requisiti di sicurezza definiti dalla normativa vigente
• sul piano giuridico hanno lo stesso valore dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.

2. Modalità di funzionamento del servizio di firma grafometrica

Il servizio di firma grafometrica adottato dallo studio Fontanin consente al paziente, opportunamente supportato dall’operatore, di:

• visualizzare e controllare i dati informatici della disposizione sul tablet
• procedere con la sottoscrizione del documento negli spazi predisposti per la firma in esso presenti. L’effetto grafico sul tablet è del tutto similare a una classica firma olografa su carta
• una volta completata la firma:
  • accettare la sottoscrizione, premendo sul tablet un tasto di conferma con la penna elettronica
  • riproporre la firma, premendo sul tablet un tasto di cancellazione con la penna elettronica
  • annullare l’operazione di firma

Al termine delle operazioni di firma il documento assume caratteristiche tecniche ed informatiche che ne garantiscono integrità e non modificabilità.

Per quanto riguarda le modalità di consegna della documentazione al paziente si ricorda che essa avviene  di norma in modo digitale, tramite invio via mail o su dispositivi rimovibili (usb-key o CD/DVD ROM) , fermo restando che qualora lo richiedesse potrà essere prodotta dello stesso una copia su supporto cartaceo.

1. Modalità di adesione al servizio di firma grafometrica dello studio Fontanin Dott.ssa Monica

I pazienti, per poter utilizzare il servizio di firma grafometrica, dovranno aderire ad un apposita informativa attraverso la quale richiedono espressamente di poter sottoscrivere con firma grafometrica tutta la documentazione per la quale lo studio renderà possibile la sottoscrizione con detta modalità di firma (cfr. DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 1, lettera a). I clienti che hanno aderito al servizio possono richiedere, in qualsiasi momento e gratuitamente, una copia del contratto di autorizzazione direttamente allo studio(cfr. DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 1, lettera c). Con analoga modalità possono richiedere, in qualsiasi momento tramite apposito modulo, la revoca della dichiarazione di accettazione tornando quindi ad operare con la tradizionale firma autografa su documentazione cartacea.

2. Caratteristiche del sistema di firma grafometrica adottato dallo studio Fontanin Dott.ssa Monica e delle tecnologie utilizzate (cfr. DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 1, lettere e, f)

TABLET DI FIRMA

Lo studio Fontanin Dott.ssa Monica utilizza, quale componente hardware, particolari tablet di firma con metodo di lettura a risonanza elettromagnetica che permettono di rilevare con precisione i valori biometrici del paziente che appone la firma. I tablet sono caratterizzati da un display TFT LCD a colori e da una apposita penna attraverso la quale il paziente sottoscrive il documento elettronico visualizzato sul display. La tavoletta mostra la firma in tempo reale mentre il paziente firma sul display, rendendo l’esperienza del tutto analoga alla scrittura su carta.

Il Tablet consente di:

• prendere visione del documento eseguendo, se necessario, lo “scroll” dello stesso
• sottoscrivere il documento e confermare la firma apposta
• cancellare la firma apposta per riproporne un’altra
• annullare l’operazione di firma

Le operazioni di cui sopra sono rese possibili attraverso l’utilizzo di una apposita penna elettronica e di appositi tasti funzione presenti sul display della tavoletta ed il firmatario mantiene sempre il controllo esclusivo del sistema di generazione della firma.

SISTEMA INFORMATICO DI FIRMA

Il sistema di firma grafometrica garantisce la protezione dei dati biometrici che rendono riconducibile, in modo univoco, la firma apposta sul tablet al firmatario. La connessione tra il tablet di firma e la postazione di lavoro dell’operatore avviene in modalità protetta utilizzando un algoritmo AES a doppia chiave simmetrica scambiata attraverso un ulteriore algoritmo DIFFIE-HELLMAN.

La cifratura dei dati biometrici avviene tramite un certificato pubblico con chiave asimmetrica RSA 2048 bit ed algoritmo di cifratura SHA256.

Successivamente i dati vengono inglobati nel pdf insieme alla generazione di una firma PadES, attraverso l’applicazione di una firma digitale tecnica, basata su un ulteriore certificato con chiave privata ed algoritmo SHA256.

I dati biometrici non vengono in nessun modo memorizzati in chiaro, né dal tablet né dall’applicazione di firma. L’insieme dei valori biometrici viene inoltre connesso, in modo univoco ed indissolubile, al documento informatico visualizzato e sottoscritto dal Paziente, in modo che la stessa firma grafometrica non possa essere associata ad un altro documento.

Il documento digitale sottoscritto dal paziente viene memorizzato in formato PDFa1-a e firmato digitalmente in modalità PAdES, in modo da soddisfare i requisiti normativi legati all’autoconsistenza, non modificabilità e leggibilità dello stesso. Al termine del processo di firma viene infine inviato presso un sistema di conservatoria digitale per la conservazione a norma di legge.

GESTIONE DEI DATI BIOMETRICI

Lo studio Fontanin Dott.ssa Monica non può in alcun modo accedere autonomamente ai dati biometrici di colui che ha firmato e quindi, la decifratura degli stessi, nei casi previsti dalla legge, potrà avvenire unicamente con il coinvolgimento di Namirial S.p.A.,la Certification Authority che ha realizzato la soluzione di firma grafometrica, specificamente incaricata dallo studio, che dovrà comunque seguire un rigoroso e dettagliato processo aziendale. Sono escluse quindi altre finalità di utilizzo delle informazioni biometriche, quali ad esempio l’identificazione e autenticazione del Paziente sulle procedure informatiche dello studio.

CONSERVATORIA DIGITALE  A NORMA DI LEGGE

La conservazione a norma è un processo che permette di archiviare in modo sicuro i documenti informatici sottoscritti dal Paziente affinché questi restino integri e risultino immodificabili e leggibili nel tempo. A tal fine lo studio Fontanin Dott.ssa Monica utilizza un servizio di conservazione dei documenti informatici secondo le modalità definite dal Decr. Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

I documenti sottoscritti dal Paziente vengono inviati al sistema di conservazione una volta concluso il processo di sottoscrizione, garantendone così l’integrità, la non modificabilità e la validità nel lungo periodo. I documenti vengono sottoposti quindi al processo di marcatura temporale e memorizzati su idonei supporti informatici che ne permettono la conservazione per la durata definita dalla legge. Tutti i documenti restano disponibili sul sistema di conservazione, al quale possono accedere solo alcuni specifici operatori autorizzati, appartenenti al personale dello studio.

3. Informazioni riguardanti la copertura assicurativa.

Lo studio Fontanin Dott.ssa Monica ha stipulato, in ottemperanza alle previsioni legislative contenute nel DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 2, una polizza assicurativa con primaria Compagnia assicurativa a tutela dei danni eventualmente derivanti da problemi tecnici riconducibili all’utilizzo della firma grafometrica.